IA pode auxiliar empresas na gestão e digitalização de documentos

Mais da metade das empresas do setor de serviços ainda operam com documentos físicos e registros manuais, mesmo em um cenário de crescente digitalização corporativa. Segundo pesquisa da Joyfill, 60% dos negócios que atuam na área, desde provedores de serviços de campo até empresas de manutenção, mantêm formulários em papel como base de ra transformar essa realidade, já que as ferramentas que usam a tecnologia possibilitam automatizar processos que antes dependiam exclusivamente do trabalho manual.  processos operacionais. O estudo aponta que essa realidade é sinônimo de riscos.

A Inteligência Artificial (IA) é uma alternativa que tem ganhado espaço pa

Segundo levantamento realizado entre clientes da Solo Network, a incorporação de IA em softwares como o Adobe Acrobat está popularizando o uso dessa tecnologia, permitindo que empresas acompanhem o ciclo de vida completo dos documentos, desde a digitalização até o arquivamento, estabelecendo um sistema de gestão de documentos e arquivos.

A implementação dessas tecnologias se torna ainda mais relevante quando considerado os dados da McKinsey, citados pela AccessCorp, que revelam que os trabalhadores passam quase duas horas por dia pesquisando documentos, correndo o risco de não encontrarem o que precisam.

IA aumenta precisão, mas traz desafios

Um dos primeiros avanços proporcionados pela IA está no reconhecimento óptico de caracteres (OCR), considerado mais preciso e eficiente. Em entrevista à imprensa, o diretor de marketing da Solo Network, Audreyn Justus, explica que a tecnologia de OCR com IA integrada consegue reconhecer texto em uma ampla gama de documentos, independente da qualidade da imagem ou do tipo de fonte.

Essa capacidade se mostra útil para empresas que lidam com grandes volumes de documentos físicos. Pesquisadores da Universidade Federal do Paraná (UFPR) destacam que a IA facilita a automatização de atividades repetitivas e reduz a margem de erro humano, conforme estudo publicado na revista científica P2P & Inovação. 

Para setores que demandam rigoroso controle de conformidade, como o financeiro, o jurídico e a saúde, a análise detalhada de documentos é apontada como fundamental. O treinamento de compliance complementa o processo para garantir que as equipes compreendam as implicações regulatórias dos dados processados pela IA.

Para o especialista em transformação digital e CEO da Doc Security, Fabiano Carvalho, a ausência de padronização nos processos de armazenamento e gestão de documentos é um desafio recorrente. Segundo ele, as empresas utilizam diferentes métodos de categorização em seus setores, o que torna a integração das informações mais difícil e impede a implementação de boas práticas de governança.

Redução de custos e aumento de produtividade

Dados da consultoria McKinsey mostram que empresas que implementaram sistemas de digitalização de arquivos registraram aumento de produtividade de até 30%. O tempo necessário para execução de tarefas repetitivas diminuiu em 90%, enquanto o processamento digital reduziu as despesas com documentação em 40%.

Pesquisadores da Universidade Federal do Paraná(UFPR) ressaltam que a gestão de documentos eletrônicos representa uma abordagem contemporânea, possibilitando o armazenamento e a administração de arquivos com dados e informações. Com o uso de ferramentas tecnológicas, quando um gestor ou membro da equipe precisa acessar um documento, pode simplesmente fazer login em uma plataforma on-line e realizar uma busca para encontrar sua versão digital em questão de segundos.

Desafios e perspectivas futuras

Apesar dos benefícios, a digitalização ainda enfrenta obstáculos. De acordo com dados apresentados pela AccessCorp, os principais obstáculos para a digitalização incluem os altos custos das soluções tecnológicas (80,8%), a falta de pessoal qualificado nas empresas (54,6%) e os riscos econômicos (49,5%).

No Brasil, o governo federal já digitalizou 89% de seus serviços, gerando uma economia anual próxima a R$ 23,2 bilhões. No setor privado, 84,9% das indústrias de médio e grande portes já utilizam tecnologias digitais avançadas, com a computação em nuvem liderando as implementações, com 73,6% de adoção.

A pesquisa da Solo Network indica que a acessibilidade se tornou um dos maiores benefícios trazidos pela IA. Antigamente, implementar tecnologia de ponta era um privilégio de grandes corporações. No entanto, a competição no mercado e o desenvolvimento de tecnologias em nuvem permitiram que essas soluções fossem disponibilizadas a preços mais acessíveis, com empresas optando por modelos de assinatura flexíveis ou pagamento pelo uso.